Zeiterfassungspflicht 2026: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die systematische Erfassung der Arbeitszeit ist in Deutschland Pflicht. Was das konkret bedeutet, wer betroffen ist und wie du es ohne großen Aufwand umsetzt — kompakt erklärt.

Seit wann gilt die Pflicht?

Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof 2019: Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 für Deutschland bestätigt — abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Seitdem gilt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Eine gesetzliche Neuregelung im Arbeitszeitgesetz, die die Details (etwa zur elektronischen Erfassung) konkretisiert, ist in Vorbereitung. Die grundsätzliche Pflicht besteht aber bereits heute — unabhängig vom genauen Stand des Gesetzgebungsverfahrens.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich alle Arbeitgeber — unabhängig von Größe oder Branche. Schon der kleine Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitenden fällt darunter.

Bestimmte Wirtschaftsbereiche unterliegen zusätzlich der sofortigen Aufzeichnungspflicht nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen sofort aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (Gastronomie & Hotels)
• Gebäudereinigung
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe sowie Personenbeförderung
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Fleischwirtschaft, Schausteller-, Forst- und Messebaugewerbe

In diesen Branchen kontrolliert der Zoll gezielt — hier ist eine lückenlose Erfassung besonders wichtig.

Was genau muss erfasst werden?

Mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — also auch Überstunden. Reine Anwesenheit reicht nicht; entscheidend ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Pausen werden in der Regel abgezogen.

Zettel, Excel oder App?

Erlaubt ist beides — Papier-Stundenzettel und Excel-Listen sind nicht verboten. In der Praxis sind sie aber fehleranfällig, schwer auswertbar und am Monatsende ein Zeitfresser: Zettel gehen verloren, Zahlen sind unleserlich, das Abtippen kostet Stunden.

Eine digitale Zeiterfassung per App löst das: Mitarbeitende stempeln mit einem Tipp, Salden und Überstunden rechnen sich automatisch zusammen, und für die Lohnabrechnung gibt es einen sauberen Export. Genau dafür ist Presio gemacht.

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Was droht bei Verstößen?

Verstöße gegen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden. Im Bereich des § 2a SchwarzArbG kommen Kontrollen durch den Zoll und weitere Sanktionen hinzu. Mindestens ebenso relevant: Ohne saubere Erfassung steht im Streitfall (z. B. über Überstunden) schnell Aussage gegen Aussage.